Dasar Pelayanan Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT)
Upaya untuk meningkatkan pelayanan Haji terus dilakukan oleh Kementerian Agama Direktorat Jendral Bimbingan Masyarakat Islam dan Urusan Haji dengan melakukan evaluasi terhadap hasil pelaksanaan penyelenggaraan Haji dari tahun ke tahun yang kemudian ditindak lanjuti dengan penyempurnaan pola pelayanan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terjadi.Melihat bahwa sistem pelayanan Haji harus mampu mengakomodasikan calon Haji dari seluruh wilayah Indonesia dengan jumlah yang selalu meningkat dari tahun ke tahun serta sifatnya yang tersebar dengan transaksi yang sangat dinamis, maka tidak dapat dihindari lagi diperlukannya dukungan peralatan teknologi untuk menunjang pelayanan dan monitoring penyelenggaraan Haji.
Suatu langkah tepat yang telah diambil oleh Kementerian Agama dalam upaya meningkatkan pelayanan Haji adalah dengan membangun suatu Sistem Komputerasi Haji Terpadu atau disingkat SISKOHAT, yang merupakan suatu sistem pelayanan secara on-line dan real time antara Bank Penyelenggara Penerima Setoran ONH, Kanwil Kementerian Agama di 27 Propinsi dan kabupaten (termasuk Kabupaten Polewali Mandar Sulawesi Barat) dengan Pusat Komputer Kementerian Agama.
Pembangunan SISKOHAT tidak hanya dirancang untuk melayani pendaftaran haji secara on-line, lebih jauh lagi mencakup dukungan terhadap seluruh prosesi penyelenggaraan haji mulai dari pendafatarn calon haji, pemrosesan dokumen haji, persiapan keberangkatan (Embarkasi), monitoring operasional di Tanah Suci sampai pada proses kepulangan ke Tanah air(Debarkasi).
Untuk itu telah disiapkan pula infrastruktur pendukung di Kanwil Kementerian Agama 27 Propinsi, mencakup 6 Embarkasi pemberangkatan serta rencana pembangunan infrastruktur di Kantor Kementerian Agama Daerah Tingkat-II dan infrastruktur di Arab Saudi yang akan On-line ke Pusat SISKOHAT di Jakarta, sehingga secara keseluruhan SISKOHAT akan menjadi suatu Sistem Informasi yang terintegrasi dalam satu Database untuk mendukung penyelenggaraan Haji terutama dalam aspek pengelolaan informasi haji.
Pada pengembangan selanjutnya pemanfaatan sistem yang telah dibentuk di lingkungan Direktorat Jendral Bimbingan Masyarakat Islam dan Urusan Haji akan terus dioptimalkan untuk dapat mengolah tidak hanya data-data operasional haji tetapi juga untuk transaksi data-data lainnya seperti data Nikah, Cerai, Zakat, Wakaf dan sebagainya yang sifatnya juga merupakan data yang dinamis dan tersebar dalam suatu Sistem yang lebih luas (SIMBIUH = sistem Informasi Bimbingan Islam dan Urusan Haji) dengan memanfaatkan infrastruktur di Kantor Kementerian Agama Tingkat-II.
Berikut adalah bagan arsitektur jaringan SISKOHAT :
Dalam pembangunan SISKOHAT ini, Kementerian Agama telah melakukan investasi komputerisasi dengan menggunakan mesin IBM AS/400 sebagai Host Kementerian Agama yang mengintegrasikan sekitar 3.566 perangkat workstation dan lebih dari 4000 printer di 1.415 Cabang Bank Penerima Setoran ONH ( 7 Bank Pemerintah) dari berbagai ‘platform’ di seluruh wilayah Indonesia secara On-Line dan untuk menunjang proses penyelenggaraan haji secara keseluruhan Departemen Agama juga telah menginvestasikan IBM AS/400 di 27 Kanwil Kementerian Agama Propinsi dan Kabupaten secara on-line.
Sementara itu untuk membantu pengelolaan informasi di Arab Saudi telah disiapkan ‘Host’ IBM AS/400 yang berlokasi di Bidang Urusan Haji Jeddah serta workstation di beberapa daerah kerja seperti : Makkah, Madinah dan Mina yang kesemuanya difungsikan untuk memonitor data-data kedatangan, kesehatan, kejadian dan pemodokan.
Hubungan antara Host di BUH Jeddah dengan Host di Jakarta dilakukan secara ‘dial-up’, mengingat Pemerintah Arab Saudi belum mengijinkan hubungan satelit antara Jakarta dan Jeddah, sehingga kebutuhan informasi masih berdasarkan ‘dial on demand’ dan belum ‘real time’. Dengan kehandalan dan fleksibilitas yang tinggi ‘Host’ SISKOHAT mampu mengintegrasikan pelayanan pendaftaran secara on-line dengan unjuk kerja sistem yang baik, hal ini tampak pada hasil pendaftaran data calon haji terekam dalam ‘host’ Kementerian Agama.
Dalam perkembangannya Kementerian Agama akan mengimplementasikan pola pelayanan pendaftaran lima tahun sebagai cikal bakal pola pendaftaran sepanjang masa untuk mengakomodir kepastian berangkat dari setiap calon haji yang akan mendaftar.
Pola tersebut sekaligus mendorong pengembangan SISKOHAT, antara lain dengan menyediakan prasarana di Kementerian Agama Polewali Mandar sebagai ujung tombak yang akan melayani pendaftaran haji di Kabupaten Polewali Mandar. Disamping itu terus diupayakan beberapa penyempurnaan fungsi otomasi seperti otomasi pencetakan paspor serta integrasi dengan unit-unit kerja terkait, seperti Departemen Kesehatan untuk pendataan Resiko Tinggi (Risti) dan Garuda untuk pembuatan manifest dan boarding pass.
Pola tersebut sekaligus mendorong pengembangan SISKOHAT, antara lain dengan menyediakan prasarana di Kementerian Agama Polewali Mandar sebagai ujung tombak yang akan melayani pendaftaran haji di Kabupaten Polewali Mandar. Disamping itu terus diupayakan beberapa penyempurnaan fungsi otomasi seperti otomasi pencetakan paspor serta integrasi dengan unit-unit kerja terkait, seperti Departemen Kesehatan untuk pendataan Resiko Tinggi (Risti) dan Garuda untuk pembuatan manifest dan boarding pass.
Diharapkan dengan terintegrasinya semua informasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan haji, maka ‘tracking’ dari semua pergerakan informasi haji dapat terdektesi sedini mungkin sehingga fungsi monitoring dan pengelolaan dapat ditingkatkan dan pada akhirnya fungsi pengambilan keputusan di tingkat top manajemen lebih terkendali.
Bagan Proses Penyelenggaraan Haji :
Pendaftaran haji diselenggarakan di Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Tingkat-II Khususnya Kabupaten Polewali Mandar, dengan melengkapi segala persyaratan (Identitas diri dan surat keterangan kesehatan dari Puskesmas) dan mengisi formulir SPPH (Surat Permohonan Pergi Haji).
Biodata dalam SPPH dimasukan kedalam SIKOHAT untuk mendapatkan porsi pemberangkatan. Pembayaran ONH dilakukan di BPSONH (Bank Penerima Setoran ONH) dengan mengecek terlebih dahulu nomor porsi yang telah ada di SISKOHAT. Selanjutnya calon haji akan menerima tanda bukti setor ONH yang satu copynya diserahkan kembali ke Kemenag untuk pengurusan dokumen selanjutnya.
Proses Pengurusan Dokumen dilakukan di Kandepag dengan mengelompokan para calon haji dalam satu daftar nominatif (nominatif tingkat-II) dimana nantinya daftar ini merupakan cikal bakal pembentukan kloter (kelompok terbang). Proses pembentukan nominatif ini dilakukan secara otomatis dengan fasilitas program dari SISKOHAT.
Selanjutnya daftar nominatif tingkat-II (kabupaten) akan dikonsolidasikan menjadi daftar nominatif Tingkat-I di kantor wilayah (Kanwil) Kementerian Agama Propinsi. Pembentukan nominatif tingkat-I ini juga dilakukan secara otomatis dengan fasilitas dari SISKOHAT. Berdasarkan nominatif tersebut, maka data-data paspor akan tercetak secara otomatis, untuk dikirim ke Kantor Pusat guna pengurusan Visa.
Selanjutnya daftar nominatif tingkat-II (kabupaten) akan dikonsolidasikan menjadi daftar nominatif Tingkat-I di kantor wilayah (Kanwil) Kementerian Agama Propinsi. Pembentukan nominatif tingkat-I ini juga dilakukan secara otomatis dengan fasilitas dari SISKOHAT. Berdasarkan nominatif tersebut, maka data-data paspor akan tercetak secara otomatis, untuk dikirim ke Kantor Pusat guna pengurusan Visa.
Seluruh paspor yang akan di visa terlebih dahulu diteliti di kantor pusat dengan fasilitas penelitian dari SISKOHAT, dan setelah dikelompokan dikirim ke KBSA (Kedutaan Besar Saudi Arabia) untuk diberikan visa. Pada tahap ini monitoring pemvisaan dapat dimonitor melalui SISKOHAT, seperti posisi paspor yang telah dikirim ke KBSA, paspor yang telah di visa atau paspor yang bermasalah.
Semua paspor yang telah diberikan visanya di konfirm melalui SISKOHAT, dan secara otomatis kanwil tingkat-I dapat mencetak SPMA (Surat Panggilan Masuk Asrama) dari SISKOHAt untuk dikirim ke alamat masing-masing calon haji.
Proses Pemberangkatan dilakukan di embarkasi pemberangkatan (di 6 kota embarkasi : Jakarta, Solo, Surabaya, Medan, Balikpapan dan Sulawesi-Selatan). Pada tahap ini calon haji dapat memasuki asrama dengan memperlihatkan SPMA yang telah diperoleh. Petugas penerimaan di asrama akan melakukan konfirmasi SPMA kedalam SISKOHAT, dan apabila terdaftar secara otomatis SISKOHAT akan mengeluarkan Kartu makan dan Kartu Asrama.
Berdasarkan kloter yang telah dibentuk, Garuda akan mencetak manifes penerbangan, dan petugas pemberangkatan akan memanggil setiap anggota dalam manifes untuk diberangkatkan.
Proses Operasional di Arab Saudi lebih bersifat pendataan, yaitu pendataan pada setiap kedatangan di setiap daerah kerja, pendataan data-data kesehatan dan rujukan rumah sakit, pendataan kejadian seperti meninggal, hilang dll serta pendataan penempatan perumahan/pemondokan. Dari informasi yang ada, SISKOHAT dapat menampilkan seluruh posisi jemaah haji yang tersebar di Arab Saudi (posisi jemaah/kloter, data sakit, meninggal dan lainnya).
Pada akhir operasional, melalui asrama haji di Jeddah (Hujjaj), Proses Pemulangan dilakukan, yaitu dengan membentuk kloter pemulangan dengan basis kloter keberangkatan dikurangi data-data sakit, meninggal, hilang dan perubahan-perubahan lainnya. Dari pendataan kepulangan dapat dilihat posisi kloter kepulangan dan jadual penerbangan yang akan dilakukan.
